Wie werden durch einen Kundenauftrag ausgelöste betriebswirtschaftlichen Prozesse in einem modernen Unternehmen mittels geeigneter Software erfasst? Die Beantwortung dieser Frage war, was uns Lehrkräften inhaltlich vorschwebte.

Im ersten Teil der Veranstaltung beschränkten wir uns auf die Untersuchung der Prozesse, die von Eingangs- oder Lieferantenrechnungen ausgelöst werden. Wie werden sie erfasst, geprüft, verarbeitet und schließlich verbucht, so dass die dem Finanzamt vorzulegenden Zahlen stimmen und somit allen gesetzlichen und steuerlichen Vorgaben entsprechen?

Wesentliche Voraussetzung dafür ist das Vorhandensein korrekter digitaler Daten, so z. B. dass jedem einzelnen Lieferanten und Artikel immer genau ein Konto zugeordnet ist.

Eingangsrechnungen hat die Schüller Möbelwerk KG jede Menge, nämlich über 180.000 Stück im Jahr. Würden alle per Hand geprüft werden wären die Mitarbeiter der Buchhaltung allein damit vollauf beschäftigt. Abgesehen davon könnten sich Fehler einschleichen, die aufzuspüren eine schier unlösbare Aufgabe darstellt. Deshalb bedient sich die Schüller Möbelwerk KG verschiedener Programme, die genau das vermeiden können. Doch hierzu müssen alle Rechnungen einem digitalen Format entsprechen, das die verwendete Software erkennen und anschließend prüfen kann. Dies bedeutet, etwa die Hälfte der Eingangsrechnung (beispielsweise postalisch zugestellte) müssen vorab mithilfe entsprechender Software in dieses Format umgewandelt werden. Erst wenn die Rechnung korrekt vom Programm erfasst wurde und gleichzeitig vom Warenlager der Eingang der bestellten Ware bestätigt ist, wird automatisch eine Verbuchung der Rechnung und später eine Überweisung ausgelöst.

Bei diesem digitalen Prozess kommt es freilich auch zu Fehlermeldungen, so dass der jeweilige Mitarbeiter die entsprechenden Daten im System korrigieren oder per Hand in die Software eingeben muss. Hierbei lernt die Software durch KI mit, d.h. sie erkennt bei wiederholter Verbesserung der gleichen Fehlermeldung, was sie tun muss, um den Fehler selbst zu beheben.

Bei just-in-time Produktion müssen die Materialien intern zeitgenau vor Ort sein, was durch Barcode-steuerung gelingt. Jedem Kundenauftrag wird ein Barcode zugeteilt, der sichtbar für jeden Mitarbeiter an jedem benötigten Material-Stück angebracht wird, das für die Fertigung der Küche XY des Kunden Z erforderlich ist. Hier kommt das Hochregallager ins Spiel, aus dem die Materialien automatisch so zusammengetragen werden, dass sie direkt in den Produktionsprozess der Küche für den Kunden, in der Regel ein Möbelhaus, das für den Endverbraucher ordert, gelangen können.

Vielen lieben Dank für die äußerst anschauliche und überaus informative Veranstaltung an die Schüller Möbelwerk KG, insbesondere danken wir an dieser Stelle Frau Sonja Schüller, Frau Ritzert (Buchhaltung), Herrn Bittel (Hochregallager) und Herrn Markus Schüller.